En muchas empresas el crédito fiscal del IGV se da por sentado. Si hay una factura y el IGV está consignado, se asume que ese impuesto podrá descontarse sin problemas en la declaración mensual. Sin embargo, en la práctica tributaria la realidad es distinta.
El crédito fiscal no se sustenta únicamente con una factura. Para que sea válido frente a una eventual revisión de SUNAT, la operación debe existir, estar correctamente documentada y cumplir con varias condiciones formales y financieras.
Cuando alguno de estos elementos falla, la administración tributaria puede desconocer el crédito fiscal, lo que genera reparos, pagos adicionales de impuestos, intereses e incluso sanciones.
Por esa razón, una empresa que busca operar con seguridad debe prestar especial atención al sustento de sus operaciones de compra.
1. La factura por sí sola no basta: la importancia del sustento real de la operación
Uno de los errores más comunes en muchas empresas es creer que la sola existencia de una factura garantiza el derecho al crédito fiscal del IGV. En realidad, el principio que aplica la administración tributaria es claro: la operación debe ser real y verificable.
Esto significa que la empresa debe poder demostrar que la compra efectivamente ocurrió y que estuvo relacionada con su actividad empresarial.
Para ello es importante contar con documentación que respalde la operación, como por ejemplo:
- órdenes de compra o cotizaciones previas
- guías de remisión cuando se trata de bienes
- correos electrónicos o comunicaciones comerciales
- reportes de recepción de mercadería
- informes o entregables cuando se trata de servicios
- registros contables consistentes con la operación
Si la empresa no puede demostrar la existencia real de la transacción, la factura podría ser considerada insuficiente como sustento.
En una revisión tributaria, SUNAT suele analizar no solo el comprobante de pago, sino también el contexto de la operación: quién es el proveedor, cuál fue el servicio prestado, cómo se realizó la entrega del bien y cuál fue el uso dentro de la empresa.
Cuando estos elementos no están claros, el crédito fiscal puede ser cuestionado.
2. Bancarización y medios de pago: un requisito clave para validar operaciones
Otro aspecto que muchas empresas subestiman es la bancarización de las operaciones.
La legislación tributaria exige que determinadas transacciones se realicen utilizando medios de pago del sistema financiero cuando superan ciertos montos. Este requisito busca garantizar la trazabilidad de las operaciones y evitar transacciones informales.
Cuando una empresa realiza pagos importantes en efectivo o no puede demostrar el uso de medios de pago adecuados, la operación puede ser observada y el crédito fiscal asociado podría desconocerse.
Por ello es recomendable que las empresas mantengan siempre evidencia de los pagos realizados, tales como:
- transferencias bancarias
- depósitos en cuenta
- pagos mediante cheques no negociables
- constancias de operación emitidas por el banco
La coherencia entre la factura, el registro contable y el medio de pago es un elemento fundamental en la evaluación tributaria de una operación.
3. Detracciones: un control adicional que no debe descuidarse
En determinados sectores económicos, algunas operaciones están sujetas al sistema de detracciones. Este mecanismo obliga a que un porcentaje del pago se deposite en una cuenta especial en el Banco de la Nación a nombre del proveedor.
El incumplimiento de este procedimiento puede generar problemas tributarios importantes.
Cuando una operación sujeta a detracción no se realiza correctamente, el crédito fiscal del IGV podría verse afectado hasta que el depósito correspondiente sea regularizado.
Por ello es fundamental que las empresas revisen cuidadosamente:
- si la operación está sujeta al sistema de detracciones
- el porcentaje aplicable según la normativa vigente
- el momento oportuno para realizar el depósito
- la correcta identificación del proveedor y del comprobante en el sistema
La prevención en este punto evita contingencias posteriores.
4. Contratos de servicios y documentación adicional
En el caso de servicios, el sustento suele requerir un nivel adicional de documentación.
Cuando una empresa contrata servicios profesionales, asesorías, mantenimiento u otras prestaciones, es recomendable contar con documentos que expliquen claramente la naturaleza del servicio.
Entre los elementos que fortalecen el sustento de estas operaciones se encuentran:
- contratos de servicios
- términos de referencia
- informes de trabajo realizados
- reportes de avance o entregables
- comunicaciones comerciales con el proveedor
Estos documentos permiten demostrar que el servicio fue efectivamente prestado y que tiene relación con la actividad de la empresa.
Sin este tipo de respaldo, una factura por servicios podría ser cuestionada en una revisión tributaria.
Una cultura empresarial basada en la prevención
Las contingencias tributarias rara vez aparecen de un día para otro. En la mayoría de los casos se originan por pequeños descuidos acumulados: documentos incompletos, pagos sin trazabilidad o falta de control en las operaciones de compra.
Por eso las empresas que buscan crecer con estabilidad desarrollan una cultura preventiva en su gestión contable y tributaria.
Revisar periódicamente el sustento de las operaciones, mantener documentación organizada y asegurar la correcta aplicación de las normas tributarias permite reducir riesgos y proteger la estabilidad financiera del negocio.
En NCONTADOR promovemos este enfoque preventivo, ayudando a las empresas a revisar sus operaciones, fortalecer su documentación y gestionar sus obligaciones tributarias con mayor seguridad.
Porque en materia tributaria, anticiparse siempre será más eficiente que corregir después.
